¿Cómo una empresa puede ahorrar papel y dinero con el uso de la tecnología?

El papel aún hace parte de las políticas de algunas empresas que se niegan a usar la tecnología como alternativa para modernizar los procesos internos y externos. Certificados, documentos, permisos y cartas se ven en los escritorios de las oficinas.

Sin embargo, cerca de 2.000 empresas en 180 países han implementado un software llamada Success Factors de la compañía alemana SAP que permite a los trabajadores autoabastecerse de permisos de vacaciones, recibos de pago y solicitudes de auxilios sin el uso del papel, debido a que esos procesos los adelantan usando esa plataforma móvil interactiva.  

Un caso de éxito en Colombia es la empresa trasmisora de energía ISA que adoptó este sistema basado en la nube para conectar a los empleados y conservar la información en línea.

“Para la cadena de contratación, presupuesto y pagos usamos procesos que se integran con la plataforma. Nos estamos ahorrando tiempo, gente, papel y dinero, pero hay que cambiar la cultura porque la gente todavía quiere ser del papel y realmente no se necesita”, manifestó Olga Lucía López, vicepresidenta de Tecnología e Información de ISA.

Con la trasformación digital las compañías se unifican los procesos manuales relacionados con el campo financiero, operativo y de inventarios, dejando atrás el uso de impresoras, papel y facturas.

“La herramienta está enfocada en la gestión del talento humano, apoyándose en las tecnologías actuales y es amigable para interactuar con los sistemas”, indicó Daniel Paz, gerente de SAP.

Otra aplicación con la que las empresas logran ahorrar papel y millones de pesos es SAP Firio, que actualmente ha sido descargada más de 100.000 veces y cuenta con una interfaz sencilla para usar en tablets y smartphones.

“Permite la movilización y la interacción de manera más amigable con los procesos. Se encuentran las actividades que hacen todos los días los empleados, aprobación de facturas y consultas que tengan que ver con su desempeño laboral”, agregó Paz.

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Otros beneficios que ofrece esta app son acceso rápido y directo a la información personal, notificaciones oportunas y realizar transacciones relacionadas con solicitudes, aprobaciones, seguimientos y gestión de informes de datos.

Estas dos plataformas son una alternativa tecnológica con la que las empresas pueden reducir costos y de paso cuidar el medio ambiente.