Para muchas empresas colombianas, la información financiera todavía está repartida entre hojas de cálculo, correos electrónicos, carpetas y otras plataformas. Esta fragmentación puede convertir tareas cotidianas en procesos que requieren más tiempo y aumentar la dificultad para mantener la información actualizadas y, además, una de las razones por las que pierden tiempo, dinero y tranquilidad frente a la DIAN.
El problema aparece cuando contabilidad, nómina y documentos electrónicos funcionan de manera independiente. En esos escenarios, los equipos deben trasladar datos de un sistema a otro, revisar archivos y buscar soportes antes de completar determinadas tareas administrativas. También puede resultar más difícil consultar el estado del negocio cuando los reportes no están disponibles de manera centralizada. La información dispersa limita el acceso inmediato a los datos necesarios para hacer seguimiento a la operación y puede incrementar la posibilidad de que se produzcan errores o se omitan procesos relacionados con las obligaciones fiscales vigentes.
Una de las alternativas para enfrentar este escenario es integrar la gestión empresarial en una sola plataforma. En Colombia, Helisa desarrolla soluciones de software contable y administrativo y cuenta con más de 38 años de trayectoria acompañando a empresas de diferentes sectores.
La compañía ha desarrollado su oferta a medida que han cambiado las necesidades de gestión y los procesos asociados a la información financiera en Colombia. Su propuesta reúne diferentes funciones, entre ellas se encuentra la contabilidad general, con reportes actualizados y disponibles en tiempo real; la facturación y la nómina electrónica, vinculadas con los requisitos vigentes de la DIAN; además de herramientas para organizar soportes y documentos electrónicos.
La plataforma también contempla la administración de cuentas por pagar y por cobrar desde un entorno centralizado. A esto se suma una solución para propiedad horizontal, dirigida a la administración de conjuntos residenciales y edificios, así como a instituciones educativas bajo este régimen.
Otro componente es el acceso en la nube, que permite consultar la información desde diferentes lugares y en distintos momentos, de acuerdo con las características de esta modalidad.
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Herramientas dirigidas a necesidades específicas
Helisa Talentos concentra procesos relacionados con la gestión del talento humano, incluyendo la administración del personal, el seguimiento de novedades y la información de los colaboradores junto con la nómina.
Por su parte, Kora está orientado a empresas de transporte de carga terrestre y permite gestionar aspectos de su operación logística y administrativa teniendo en cuenta las particularidades de este sector en Colombia.
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Para una empresa que evalúa incorporar un software contable, existen varios aspectos que pueden ser revisados antes de tomar una decisión. Uno de ellos es la actualización de la herramienta frente a los cambios normativos, especialmente por la frecuencia con la que se modifican las disposiciones fiscales.
Antes de elegir un software contable, hágase estas preguntas
Si está considerando dar el paso hacia la digitalización de su contabilidad, estos son los puntos que vale la pena evaluar:
1. ¿Está actualizado frente a los últimos cambios normativos? La norma fiscal cambia con frecuencia; su software debe seguirle el paso.
2. ¿Ofrece respaldo y seguridad para su información? Los datos financieros de su empresa son demasiado valiosos para dejarlos expuestos.
3. ¿Qué trayectoria tiene la compañía detrás del software? La experiencia importa, especialmente en un tema tan sensible como las finanzas de su empresa.
También es relevante conocer las condiciones de respaldo y seguridad de la información, debido al valor de los datos financieros que administra una organización. La trayectoria de la compañía responsable del software constituye otro elemento que puede formar parte de la evaluación.
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Centralizar estos procesos permite reunir en un mismo entorno funciones que tradicionalmente pueden permanecer separadas. Para empresas que buscan reducir tareas manuales y disponer de información organizada, este tipo de herramientas plantea una alternativa para administrar la contabilidad, la nómina, la facturación y los documentos electrónicos desde una misma plataforma.
¿Dónde centralizar la contabilidad de su empresa para ahorrar millones?
¿Una o varias de las situaciones por las que atraviesa su empresa son similares a las mencionadas?, ¿ha estado pensando en centralizar su contabilidad para evitarse más problemas? En este enlace encontrará una opción segura, rápida y eficiente.