Entregar una copia de la cédula, una selfie o documentos financieros se ha vuelto parte de muchos trámites cotidianos. Conseguir empleo, solicitar un crédito, arrendar una vivienda o abrir una línea celular puede exigir información personal que luego queda almacenada.
El problema aparece cuando el proceso termina y la persona no sabe qué ocurrió con esos documentos, quién los conserva, durante cuánto tiempo permanecen guardados o si fueron compartidos con terceros. El riesgo no es menor: la SIC reportó 13.983 reclamaciones por suplantación de identidad entre 2022 y mayo de 2026.
¿Quién puede tener los datos de su cédula?
La empresa que solicita la información no necesariamente es la única que la procesa. De acuerdo con el documento, una inmobiliaria puede recurrir a una aseguradora o firma especializada, mientras que un empleador podría contratar proveedores para validar información.
Por eso existen dos figuras que conviene identificar:
- Responsable del tratamiento: decide para qué se recopilan los datos y cómo serán utilizados.
- Encargado del tratamiento: procesa la información por cuenta del responsable.
Esta diferencia permite saber ante quién consultar qué información permanece almacenada y quién tuvo acceso a ella.
Además, la Ley 2573 de 2026 estableció nuevas obligaciones frente a la suplantación para operadores de telecomunicaciones, entidades financieras o crediticias y comercios que ofrecen productos o servicios a crédito. Su régimen general entrará en vigencia en noviembre.
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¿Cuándo deben eliminar la información personal?
No existe un plazo único para conservar una copia de la cédula, una selfie o un extracto bancario. El tiempo depende de la finalidad para la cual fueron solicitados y de las obligaciones legales o contractuales aplicables.
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Cuando finaliza un proceso laboral, comercial o de arrendamiento, la persona puede preguntar qué información continúa almacenada, por qué se conserva y solicitar su eliminación cuando ya no exista una razón legal para mantenerla.
Santiago Montoya, CEO de AUCO, advierte: “El trámite termina, pero la información no necesariamente desaparece”.
Por eso, antes de entregar documentos, conviene revisar la política de tratamiento de datos, verificar el canal utilizado, preguntar si la información será compartida y conservar evidencia de qué se envió, cuándo y a quién. Si existe un tratamiento indebido, primero se debe reclamar ante el responsable o encargado y, después de agotar ese trámite, acudir a la SIC.