Para explicar lo que significa la adopción de este tipo de tecnologías, un ejemplo a citar es Bancolombia, el banco más grande del país, con operaciones en casi 10 naciones, 45 mil funcionarios, 15 mil proveedores y utilidades por 2.8 billones de pesos en el último año.
A lo largo de su historia, según explicó Juan Ramiro Martínez, Chief Procurement Officer, Bancolombia ha sufrido siete fusiones, que han significado la reorganización permanente de las áreas de compras y adquisiciones, y ha sido la implementación tecnológica la que ha permitido generar valor para el negocio.
“El reto es tener sinergias en negociar centralizadamente (las compras)” y la tecnología contribuyó a que, por ejemplo, las subastas electrónicas resolvieran el problema de que las áreas de adquisiciones que iban llegando “no quisieran soltar” el control.
Para Martínez, incluso antes que la implementación de herramientas tecnológicas, es necesario “saber entrenar a las personas”, que entiendan que hay que “tener claro los procesos dentro de la casa” antes del software y “ese es el trabajo quizá más difícil”.
La tecnología ha evolucionado exponencialmente para hacer empresas automatizadas no solo en la producción, sino en todos sus procesos, que sustentan la transparencia en los negocios, eficiencia de los costos, optimización de inventarios, incremento de utilidades, entre muchos otros.
Pero esto no es suficiente, para la cabeza de ‘procurement’ en Bancolombia, si no hay personas que puedan “parametrizar inteligentemente las políticas”, por ejemplo, compras y contrataciones, además de la creación de informes precisos para la correcta y oportuna toma de decisiones, las implementaciones podrían ser lentas, ineficientes y costosas.
“En Colombia no hay escuelas que preparen gente para el abastecimiento (…) adoptamos a unos ‘trainers’ internos (formados en universidades del exterior) que hoy hacen la tarea”, dijo.
Martínez aseguró que la junta de Bancolombia se tomó muy en serio hace varios años la necesidad de invertir en estos modelos y sus efectos no tardaron en aparecer. El primer caso de éxito de esta nueva visión de las compras se dio, recuerda, con “la primera subasta de cajeros automáticos (ATM), que pagó con el ahorro la implementación de la herramienta”.
Las ventajas de tener control real
Ahora bien, es posible que el acceso a nuevas tecnologías para la administración de negocios (‘blockchain’, ‘virtual reality’, ‘e-learning’, ‘cognitive’, ‘cloud’, entre otros) pueda verse más como gasto que como inversión, pero ya es una gran ganancia el solo hecho de garantizar el control sobre las compras, evitar corrupción, sobrecostos, excesos de inventarios, el monopolio de proveedores cansados y poco competitivos, y negociaciones descentralizadas, compañías que tienen el control de cada uno de sus procesos en tiempo real, en este caso de los gastos, pueden conocer su valor de mercado y los inversionistas que potencialmente podrían participar de ellas exigen que tengan implementaciones de ‘management’ digital para conocer su salud y calcular su inversión.
Digitalizar la cadena de abastecimiento desde el levantamiento de requerimientos hasta el manejo de inventarios logra en sí mismo mejorar los precios de compra, la disponibilidad y la continuidad de los negocios.
Si bien estas implementaciones tecnológicas pueden resultar difíciles y un reto para toda la organización, no deben generar miedo y más bien como costo de oportunidad que redunde en utilidades para sus accionistas.
Sap Ariba Live 2017, que se lleva a cabo en Las Vegas (EE.UU.), reunió a varias de las empresas Fortune 500 que tienen implementado ecosistemas digitales para el manejo global de sus adquisiciones.
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