Este es el Abecé del presupuesto para su edificio o conjunto del próximo año

El inicio de 2026 marca un proceso clave para edificios y conjuntos residenciales en Colombia: la definición del presupuesto anual. Aunque esta revisión ocurre cada año, todavía hay dudas frecuentes entre residentes y propietarios sobre qué gastos incluye, cómo se aprueba y quién debe asumir cada rubro. Comprender este proceso no solo aclara responsabilidades, también permite anticipar cómo variará la cuota de administración mensual.Según explica Amable Rivas, gerente general de ComunidadFeliz, el presupuesto debe ser realista, detallado y enfocado en garantizar la seguridad, mantenimiento y conservación de los bienes comunes, tal como lo establece la Ley 675 de 2001. Su elaboración corre por cuenta del administrador junto con el Consejo de Administración y suele socializarse entre noviembre y diciembre, antes de su aprobación en la Asamblea General.¿Qué debe incluir el presupuesto?El presupuesto anual integra los gastos que sostienen la operación del conjunto:Expensas comunes necesarias: seguridad, mantenimiento, reparaciones, reposición y vigilancia de bienes comunes.Expensas comunes ordinarias: servicios esenciales como aseo, vigilancia, servicios públicos de áreas comunes, nómina y mantenimiento preventivo.Fondo de imprevistos: con un mínimo del 1% del presupuesto total.Mantenimiento y reposición: incluye labores preventivas y correctivas, por ejemplo ascensores o bombas de agua.Gastos de personal: salarios y seguridad social del equipo administrativo y operativo.Quedan por fuera del presupuesto las obras que no sean necesarias para la conservación de los bienes comunes —como embellecimiento— las cuales requieren aprobación del 70% de los coeficientes, así como gastos de bienes privados, que corresponden al propietario o, si se pacta, al arrendatario.¿Qué debe pagar cada uno?La diferencia entre propietario y arrendatario se basa en el tipo de gasto:Arrendatario: asume las expensas ordinarias ligadas al uso diario.Propietario: paga las expensas extraordinarias, asociadas a inversiones o reparaciones estructurales.El proceso de aprobaciónLa definición del presupuesto pasa por cuatro etapas: elaboración técnica, revisión del consejo, socialización en la convocatoria y aprobación final en la Asamblea General, única instancia facultada para validar ingresos y egresos.Un presupuesto bien formulado garantiza continuidad en servicios esenciales y evita deterioro o aumentos inesperados. Por eso, entender su estructura y responsabilidades es clave para planear 2026 con claridad financiera.