Las herramientas digitales comienzan a facilitar el seguimiento de pagos, cartera y gastos en edificios y conjuntos, donde buena parte de la información todavía se maneja en archivos separados y sin ningún tipo de sincronización.
Para muchos residentes, las cuentas del conjunto solo vuelven a ser importantes al momento de una asamblea, aparece una cuota extraordinaria o aumenta el valor de la administración.
Detrás de esos se encuentran los pagos a proveedores, cartera, contratos, fondos comunes, conciliaciones bancarias y presupuestos. El problema es que en algunas copropiedades esa información sigue repartida entre hojas de cálculo, o documentos que, curiosamente, no siempre son coinciden entre sí. Ese manejo empieza a cambiar con la llegada de plataformas diseñadas específicamente para propiedad horizontal, que buscan concentrar en un mismo sistema la información administrativa, contable y financiera del conjunto.
“En muchas copropiedades el problema no es que falte información, sino que está fragmentada. El administrador trabaja con un archivo, el contador con otro y el consejo recibe una fotografía cuando el mes ya terminó”, explicó Daniel Laverde, vocero de Properix, plataforma colombiana especializada en gestión de ´propiedad horizontal.
Ya no se debe esperar hasta fin de mes para conocer las cuentas
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Cuando la administración del conjunto y contabilidad trabajan sobre la misma información, es posible revisar durante el mes cómo va el presupuesto, cuánto se ha recaudado, qué pagos siguen pendientes o qué tan alta está la cartera.
Al mismo tiempo, el residente tendrá la posibilidad de consultar las finanzas de su conjunto con más facilidad y de manera ágil. Por ejemplo, un estado de cuenta, confirmar que un pago quedó registrado o entender el origen de un cobro, consultas que hasta ahora dependían de revisar arcvhivos manualmente.
También permite dejar registro de pagos a proveedores, conciliaciones, comprobantes y movimientos de los distintos fondos de la copropiedad. Esa trazabilidad puede resultar útil cuando el consejo de administración o los mismos propietarios necesitan revisar qué pasó con determinado gasto.
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“Digitalizar no significa trasladar el mismo desorden de una carpeta física a una pantalla. El verdadero cambio ocurre cuando cada recaudo, conciliación, comprobante y movimiento de fondos deja una trazabilidad verificable”, agregó Laverde.
Tecnología y cuotas de administración
Tener las cuentas organizadas también es importante cuando se empieza a pensar en cuánto deben pagar los propietarios. La Ley 675 de 2001 regula la propiedad horizontal en Colombia y establece las responsabilidades de las asambleas, administradores y demás órganos encargados de manejar las copropiedades.
Durante 2026, los ministerios de Vivienda y Trabajo dejaron en claro que el aumento de la cuota de administración no aumenta automáticamente porque suba el salario mínimo o el IPC, sino que el valor debe partir del presupuesto de ingresos y gastos aprobado por la Asamblea General de Copropietarios y de las necesidades reales de cada edificio o conjunto.
Precisamente por esta razón es que contar con información más actualizada sobre gastos, deudas y recursos disponibles puede hacer más fácil explicar por qué se propone un aumento o por qué se necesita una cuota extraordinaria.
Una plataforma tampoco arregla una mala administración
Si un presupuesto está mal hecho o faltan soportes, llevar esa misma información a una plataforma digital no solucionará el fondo del asunto, todavía se requiere orden y rigurosidad en los procesos. Antes de adoptar este tipo de herramientas, las copropiedades deben definir quién registra los movimientos, quién los revisa, qué información puede consultar cada persona y cómo se conservarán los soportes.
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La diferencia está en que, cuando esos procesos funcionan, la tecnología puede hacer más fácil seguirles la pista, y para quienes pagan administración todos los meses, eso se traduce en poder entender, por fin, qué está pasando con la plata del conjunto.
